blogkadrovika (blogkadrovika) wrote,
blogkadrovika
blogkadrovika

Categories:

Собираем документы, подтверждающие проезд по электронному билету



Работник организации, направленный в командировку, приобрел электронный билет на поезд. В связи с этим в организации возник вопрос, какие документы, подтверждающие расходы на проезд, работник должен приложить к авансовому отчету? Ответ на вопрос – в статье.


Расходы работника должны быть возмещены



Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Любая командировка связана с расходами. В соответствии с трудовым законодательством затраты работника на командировку должны быть компенсированы. В частности, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;

  • расходы по найму жилья;

  • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;

  • иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.



(подробнее об этом см., «Возмещаем сотруднику командировочные расходы»).

Размер возмещения понесенных расходов может быть установлен организацией в зависимости от статуса командированного сотрудника. Совершенно не обязательно устанавливать единые для всех лимиты расходования денежных средств в служебных командировках. Так, для руководства компании может быть установлен повышенный размер компенсации командировочных расходов, а для рядовых сотрудников лимиты расходования денег в командировке могут быть более скромным (подробнее об этом см., «Различным категориям работникам можно установить разный размер суточных»).


Командировочные расходы должны быть документально подтверждены



К авансовому отчету о служебной поездке работник должен приложить все документы, подтверждающие расходы на командировку. В том числе, нужно документально подтвердить расходы на проезд.
В случае покупки электронного билета на самолет или поезд следует подтвердить факт оплаты билета и факт поездки. Для этого работник должен предоставить в организацию (письмо Минфина России от 09.01.2017 №03-03-06/1/80056):

  • чек ККТ или иной документ, подтверждающий оплату поездки (слип, чек терминала, банковская выписка, подтверждающая покупку билета и т.д.);

  • маршрут/квитанция электронного билета, если сотрудник использует для поездки самолет (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11 2006 №134);

  • контрольный купон электронного билета, если сотрудник едет поездом (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 №322);

  • квитанция электронного многоцелевого документа, если для командировки использован иной вид транспорта, например, автобус (п. 2 приказа Минтранса России от 18.05.2010 №116);

  • посадочный талон;

  • распечатанный электронный билет.



В электронном билете и посадочном талоне должна быть указана следующая информация (письмо Минфина России от 06.06.2017 №03-03-06/1/35214):

  • ФИО командированного работника;

  • номер рейса;

  • маршрут;

  • стоимость билета;

  • дата отправления;

  • время окончания посадки;

  • номер посадочного места;

  • штамп о досмотре.



Если электронный билет составлен на иностранном языке, то его основные реквизиты нужно обязательно перевести на русский, приложив к электронному билету сделанный перевод (письмо ФНС России от 07.06.2011 №ЕД-4-3/8983).


Документы лучше не терять



На практике может возникнуть ситуация, когда командированный работник потерял посадочный талон или не предоставил иные документы, подтверждающие расходы на проезд.
В этом случае расходы на проезд в командировку можно не возмещать вовсе или же возместить, но в минимальном размере. Причем второй вариант является более предпочтительным с точки зрения минимизации рисков возникновения трудового спора с командированным сотрудником.

Конкретный порядок возмещения расходов на проезд в командировку, если, например, потерян посадочный талон, нужно прописать в Положении о командировке или ином локальном акте организации, регулирующем данную сферу («Составляем положение о командировках: образец 2017»).

Часто бывает, что сотрудником утерян посадочный талон. Именно этот документ подтверждает факт поездки сотрудника, если он добирался до места назначения на самолете. В случае утери посадочного талона или контрольного купона при поездке на поезде расходы сотрудника подтвердит справка перевозчика. Справка авиаперевозчика должна содержать (письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296):

  • ФИО работника;

  • маршрут следования;

  • номер рейса;

  • номер посадочного места в самолете;

  • стоимость билета;

  • дату полета.


Tags: командировка
Subscribe

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic
  • 0 comments