В любой действующей организации есть документы по личному составу, в том числе, табели учета рабочего времени. Сколько хранить табель рабочего времени и как это делать? Ответы на эти и другие вопросы – в статье.
Учетные табели – документы по личному составу
Трудовые отношения работодателя и работника отражаются в документах по личному составу. Эти документы относятся к архивным (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ). Помимо табелей учета рабочего времени к архивным документам, например, относятся (перечень, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558):
- кадровые приказы;
- трудовые договоры;
- личные дела;
- лицевые счета;
- личные карточки;
- рабочие графики;
- зарплатные ведомости;
- документы о прохождении учебы (дипломы, аттестаты и т.д.).
Сколько хранить
Итак, сколько хранить табель учета рабочего времени? В общем случае, чтобы не нарушать действующее законодательством, учетные табели нужно хранить в организации в течение пяти лет (п. 586 перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).
Все работодатели должны обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение сроков, установленных законодательством для разных видов архивных документов (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ). Конкретные сроки, в течение которых архивные документы подлежат хранению, установлены статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).
Однако из этого правила есть исключение: срок хранения табеля учета рабочего времени в организации увеличивается в разы, если в нем учитывали работу сотрудников с вредными или опасными условиями труда. Как хранить табели учета рабочего времени с данными по сотрудникам вредных производств? Время хранения таких документов в архиве составляет 75 лет (п. 586 перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558).
Отметим, что по тем же правилам нужно хранить графики работы. Эти документы также относятся к документам по личному составу и срок их хранения по номенклатуре тот же: 5 или 75 лет (подробнее об этом см., «Сроки хранения графиков работы»).
