Когда сотрудник меняет фамилию, нужно внести корректировки в кадровые документы. Один из них – личная карточка. Смена фамилии работником отражается, в том числе, и в ней. Расскажем, как сделать это без ошибок и проиллюстрируем порядок внесения изменений заполненным образцом.
Принимаем заявление и издаем приказ
Перед тем как вносить изменения в карточку нужно начать с заявления сотрудника. Именно сотрудник своим заявлением инициирует всю процедуру внесения изменений в кадровые документы.
К заявлению сотрудника в обязательном порядке должны быть приложены копии подтверждающих документов. Ведь без них невозможно подтвердить факт смены фамилии. Обычно такими документами выступают паспорт и свидетельство о браке.
После того как заявление написано, нужно издать приказ. В соответствии с ним кадровые работники меняют документы, в том числе, вносят корректировки в личную карточку сотрудника.
[stextbox id="info"]
Отдел кадров на каждого работника организации в первый день его работы заводит личную карточку. На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работником кадровой службы заполняется личная карточка работника (форма N Т-2). Личная карточка заполняется на основании данных из следующих личных документов работника:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- другие сведения о работнике.
[/stextbox]
Изменение фамилии в личной карточке
Итак, приказ издан, и можно приступить к исправлению записей в карточке (раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Ставшие неактуальными записи нужно зачеркнуть и рядом написать новые сведения. Перечеркнуть старую фамилию нужно одной чертой так, чтобы была видна предыдущая запись.
Как на практике отразить изменения в личной карточке? Образец, подготовленный нашими специалистами, поможет это сделать без лишних усилий.
[gview file="https://blogkadrovika.ru/wp-content/uploads/Obrazec-vneseniya-izmenenij-v-lichnuu-kartochku.doc"]
[stextbox id="warning"]Личная карточка работника является документом, необходимым при ведении кадрового учета. Ее форма (№ Т-2) утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. По мнению Роструда негосударственные организации вправе самостоятельно разработать форму личной карточки в силу ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. При этом такой первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ <О бухгалтерском учете> (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Подробнее см. «Обязательные реквизиты первичных документов».[/stextbox]
