Обязанность формирования налогового регистра для налога на доходы физлиц предусмотрена в ст. 230 НК РФ. О том, зачем нужен такой регистр, каковы его форма и порядок заполнения, — в нашем материале.
Зачем нужен налоговый регистр для НДФЛ
НДФЛ — налог, начисляемый и удерживаемый налоговым агентом с регулярно выплачиваемых физлицу доходов помесячно. Однако в течение года его рассчитывают нарастающим итогом. При этом по нарастающей определяют как показатели, влияющие на налоговую базу (размер дохода применительно к каждой налоговой ставке и уменьшающие его вычеты/расходы), так и сам налог, из общего значения которого затем получают (с учетом уже уплаченных сумм) ту величину, которая подлежит перечислению в бюджет за последний месяц.
Налоговый регистр (ведут его по каждому физлицу персонально и ежегодно формируют заново) позволяет отразить:
- состав доходов (в т. ч. тех, которые попадают под налог по достижении ими определенного объема) и вычетов/расходов, уменьшающих облагаемую налогом базу;
- разбивку их по налоговым ставкам;
- помесячные и сформированные за период с начала года величины этих показателей и отвечающие им суммы налога;
- долги, являющиеся результатом удержания/неудержания налога (в т. ч. за предшествующие периоды).
По данным, попавшим в регистр, как исчисляющие НДФЛ налоговые агенты, так и контролирующие их органы проверяют правильность исчисления величины налога.
Кроме того, он служит источником сведений для справок о доходах, выдаваемых работнику ([cplink params="req=doc&ts=180885005306490569475
Форма регистра по НДФЛ и порядок его ведения
Форма налогового регистра для НДФЛ и, соответственно, порядок его заполнения на сегодняшний день законодательно не установлены. Налоговому агенту следует разработать их самому, отразив полученный результат в учетной политике.
В числе обязательных для такой формы реквизитов присутствуют ([cplink params="req=doc&ts=180885005306490569475
- данные, характеризующие физлицо-плательщика налога и отражающие его статус (резидента или нерезидента);
- виды выплачиваемых доходов и уменьшающих их вычетов/расходов, показываемые с использованием единой системы установленных для них кодов (действующие значения таких кодов утверждены [cplink params="req=doc&ts=180885005306490569475
014998&cacheid=9CCE764F34E26F7C5C840317F BCD3E71&mode=splus&base=LAW&n=285904&rnd=B D3683A13F35793F90F61ECFA439276E#2ds9uzx0 zy3"]Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@[/cplink]); - суммы доходов и даты их выплаты;
- даты удержания налога и его уплаты в бюджет;
- номер платежного документа.
До 2011 года такой регистр имел утвержденную форму и назывался налоговой карточкой 1-НДФЛ. Бланк ее приводился в ныне утратившем силу [cplink params="req=doc&ts=180885005306490569475
По своему содержанию и структуре эта форма во многом отвечает современным требованиям, предъявляемым к попадающим в налоговый регистр сведениям:
- в ней предусмотрено присутствие информации о налоговом агенте и о физлице-плательщике налога;
- необходимые для исчисления налога данные кодируются и отражаются помесячно с ежемесячным определением нарастающего итога;
- есть возможность разделения налоговых баз по различным ставкам и формирования итоговых цифр, отражающих результаты удержания/неудержания налога.
Поэтому форма 1-НДФЛ может быть взята за основу при создании современного налогового регистра по НДФЛ. Однако ее придется подкорректировать, исправив в ней устаревшие определения, и дополнить, т. к. она не предусматривает отражения в ней:
- дат выплаты доходов, удержания налога и уплаты его в бюджет;
- номеров платежных документов.
Бланк формы 1-НДФЛ выглядит так:
Бланк налогового регистра по учету НДФЛ Скачать
При разработке порядка заполнения налогового регистра возможно использование тех правил, которые применялись для формы 1-НДФЛ. Они тоже содержатся в [cplink params="req=doc&ts=180885005306490569475
Скачать [cplink params="req=doc&ts=180885005306490569475014998&cacheid=39282760CD9209BEFFFF7002E 718D4CE&mode=splus&base=DOF&n=89956&rnd=B D3683A13F35793F90F61ECFA439276E#2niiot41 h1u"]Образец налогового регистра по учету НДФЛ[/cplink] вы можете на сайте К+.
Подводим итоги
- Ведение налогового регистра по НДФЛ является обязанностью налогового агента, т. к. попавшая в него информация позволяет осуществлять проверку правильности исчисления налога и служит источником данных для отчетности по нему.
- Форму регистра и правила его заполнения налоговому агенту нужно разработать самостоятельно, ориентируясь на установленные НК РФ требования, предъявляемые к обязательным реквизитам. За основу при этом может быть взят недействующий ныне бланк налоговой карточки 1-НДФЛ и правила внесения в нее данных. Бланк формы 1-НДФЛ потребует обновления присутствующих в нем определений и дополнения полями, отводимыми для показа в налоговом регистре дат выплаты дохода, удержания налога, уплаты его в бюджет и номеров платежных документов.
