На 2020 год законодатели планировали такие глобальные новшества, как переход на электронные трудовые книжки и старт эксперимента по внедрению кадрового ЭДО. Однако коронавирус внес свои коррективы, выявив отдельные недостатки законодательной базы, включая кадровое делопроизводство. В результате корректировками оказались затронутыми не только ТК РФ, но и нормативка по медосмотрам, профобучению, организации воинского и миграционного учета, иным вопросам сферы деятельности кадровиков. Об изменениях в кадровом учете в 2020 году пойдет речь в нашем материале.
Кадровый ЭДО
- Минтруд законодательно закрепил порядок проведения эксперимента по использованию кадровых электронных документов ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=355182&dst=10
0003&date=06.07.2020"]Приказ от 14.05.2020 № 240н[/cplink]).
[cplink params="req=doc&base=RZR&n=351124&dst=10
В приказе Минтруда определяются организационные нюансы проведения эксперимента и контроля за его ходом. А также даются рекомендации работодателям ─ необходимости подачи заявления до 01.12.2020 для участия в эксперименте, самостоятельном выборе работодателем даты начала его проведения и другие.
Как проходит эксперимент по кадровому ЭДО
При подведении промежуточных итогов проведения экспериментов чиновники Федеральной службы по труду и занятости отметили (Информация Минтруда от 26.06.2020):
- Работодатели вправе использовать для кадрового ЭДО как собственные информационные системы, так и платформу «Работа в России».
- Для работы в системе работодателю нужно зарегистрироваться в ЕСИА и иметь УКЭП, а работнику ─ учетную запись на портале Госуслуг.
- Во второй половине июля после отбора Минтрудом работодателей начнется тестовый период на платформе «Работа в России».
- С 01.10.2020 данный сервис станет доступным для заинтересованных работодателей.
Используя новый сервис, кадровики смогут заключать, изменять, расторгать и хранить трудовые договоры в электронном виде, а также вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.
[cppost-banner type="3" descr="Если у вас есть нерешенные вопросы по изменениям законодательства, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс." linktext="Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня." linkurl="https://login.consultant.ru/demo-access/?utm_campaign=demo-acces&utm_source=kadrovik&utm_medium=banner&utm_content=registration&utm_term=article"/]
Трудовые книжки
- Срок уведомления работников об электронных трудовых книжках сдвинули на 4 месяца ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=355612&dst=10
0002&date=06.07.2020"]Постановление Правительства от 19.06.2020 № 887[/cplink]).
Работодатели, не успевшие до 30.06.2020 сообщить сотрудникам о переходе на электронные трудовые книжки, могут законно не торопиться ─ последний день для уведомления перенесли на 31.10.2020.
Способ уведомления сотрудников разрешено использовать на усмотрение работодателя, закрепив его в локальных нормативных актах.
- Минтруд определил срок для выдачи трудовой книжки сотруднику, перешедшему на электронный способ ее ведения ([cplink params="req=doc&base=QSA&n=193296&dst=10
0004&date=06.07.2020"]Письмо Минтруда от 13.03.2020 № 14-2/В-260[/cplink]).
[cplink params="req=doc&base=RZR&n=340241&dst=10
В указанном письме чиновники Минтруда подчеркнули, что в такой ситуации правомерно ориентироваться на нормы [cplink params="req=doc&base=RZR&n=353344&dst=23
Медосмотры сотрудников
- Больше не требуется отправлять на обязательные медосмотры сотрудников, проводящих за компьютером более 50% рабочего времени ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=352222&dst=10
0004&date=06.07.2020"]Приказ Минтруда от 03.04.2020 № 187н, Минздрава от 03.04.2020 № 268н[/cplink]).
Об этом наконец договорились Минздрав, ФМБА, Минэкономразвития и Роструд. С мая 2020 года вступили в силу поправки в [cplink params="req=doc&base=RZR&n=343200&dst=12
Теперь, если есть результаты СОУТ, подтверждающие оптимальные/допустимые условия труда на рабочем месте, работодатель не обязан направлять для прохождения медосмотра сотрудников, проводящих за компьютером больше половины рабочего времени.
- Периодические медосмотры в особых случаях можно отложить на 6 месяцев ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=353178&dst=10
0003&date=06.07.2020"]Приказ Минздрава от 18.05.2020 № 455н[/cplink]).
В случае введения режима повышенной готовности или режима ЧС по решению работодателя периодические медосмотры сотрудников можно отложить на период до 6 месяцев.
Данный порядок не касается предварительных медосмотров и случаев, когда условия труда сотрудников по результатам СОУТ отнесены к подклассам 3.3 и 3.4, а также занятых на работах, перечисленных в [cplink params="req=doc&base=RZR&n=343200&dst=10
- Дистанционные медосмотры водителей могут стать реальностью (законопроект № 972386-7).
Работодатели (компании и ИП) по закону обязаны организовывать обязательные медосмотры водителей ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=317315&dst=14
Проблему хотят решить на законодательном уроне, позволив компаниям, ИП и самозанятым лицам проводить медосмотры водителей дистанционно с применением телемедицинских технологий. Это позволит решить комплекс задач: оптимизирует издержки работодателей по проведению обязательных медосмотров, ускорит процессы цифровизации в данной сфере и т. д.
[stextbox id='warning']
Подсказки для работодателя
- Если медосмотр проводится удаленно от места работы или в другом регионе, поездку к врачу можно признать командировкой ([cplink params="req=doc&base=QSA&n=191881&dst=10
0004&date=06.07.2020"]Письмо Минтруда от 22.01.2020 № 15-2/В-137[/cplink]). - Если работодатель компенсирует работнику суммы его расходов по прохождению им самостоятельно обязательного медосмотра, такие суммы компенсации облагаются страховыми взносами и с них удерживается НДФЛ ([cplink params="req=doc&base=QSA&n=191763&dst=10
0005&date=06.07.2020"]Письмо ФНС от 27.01.2020 № БС-4-11/1082[/cplink]).
[/stextbox]
Воинский учет
- Работодателей с 18.02.2020 обязали выдавать сотрудникам-военнообязанным при приеме или увольнении дополнительную справку ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=344926&dst=10
0002&date=06.07.2020"]Постановление Правительства от 06.02.2020 № 103[/cplink]).
Дополнительный документ понадобится, если у сотрудника нет регистрации по месту жительства/месту пребывания. Оформленная работодателем справка позволит работнику встать на воинский учет по месту пребывания.
Коротко о новой справке:
- Выдается по специальной форме ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=344926&dst=10
0042&date=06.07.2020"]Приложение № 2 к Приказу № 103[/cplink]). - Содержит сведения о компании и данные работника (его должность, номер приказа о приеме/увольнении).
- Передается работником в военкомат вместе с заявлением о постановке на воинский учет.
Работодатель обязан отслеживать место регистрации или место фактического проживания сотрудника при заполнении учетных документов. При изменении адреса проживания в учетные документы необходимо внести соответствующую запись и уведомить об этом военкомат в 2-недельный срок.
- С 5 мая 2020 года выросли штрафы за воинский учет ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=351139&dst=10
0004&date=06.07.2020"]Закон от 24.04.2020 № 132-ФЗ «О внесении изменений...»[/cplink]).
За ошибки в ведении воинского учета кадровикам и руководителям придется уплачивать штрафы в повышенном размере:
Статья КоАП РФ |
Нарушение | Штраф, руб. | |
| до 05.05.2020 | после 05.05.2020 |
||
| [cplink params="req=doc&base=RZR&n=355717&dst=10 |
Непредставление в срок в военкомат или иной уполномоченный орган списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на учет | от 300 до 1 000 руб. | от 1 000 до 3 000 руб. |
| [cplink params="req=doc&base=RZR&n=355717&dst=10 |
Неоповещение граждан о вызове их по повестке военного комиссариата или иного органа, осуществляющего воинский учет | от 500 до 1 000 руб. | от 1 000 до 3 000 руб. |
| [cplink params="req=doc&base=RZR&n=355717&dst=41 |
Несообщение в военкомат или иной орган, осуществляющий учет, сведения о принятых или уволенных гражданах, обязанных состоять на воинском учете | от 300 до 1 000 руб. | от 1 000 до 5 000 руб. |
Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения воинского учета вырос с 2 месяцев до 3 лет ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=355717&dst=90
[stextbox id='warning']
Подсказка для работодателя
- До 01.11.2020 необходимо представить в военкоматы списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в 2021 году ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=353516&dst=30&d
ate=06.07.2020"]п. 32 Положения о воинском учете[/cplink]). Если работнику 17 лет, необходимо заполнить форму из [cplink params="req=doc&base=RZR&n=280231&dst=10 0995&date=06.07.2020"]Приложения № 11 к Методическим рекомендациям Генерального штаба Вооруженных сил РФ[/cplink] (Письмо Военного комиссариата г. Москвы от 21.04.2020 № 1/825).
[/stextbox]
Профессиональное обучение
- Присваивать классы и разряды после профобучения требуется не всегда ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=353255&dst=10
0004&date=06.07.2020"]Закон от 25.05.2020 № 158-ФЗ «О внесении изменений...»[/cplink]).
С 05.06.2020 действуют поправки в [cplink params="req=doc&base=RZR&n=342583&dst=10
Необходимость в таких уточнениях возникла в связи с тем, что с момента внедрения профессиональных стандартов сложилась ситуация, при которой не все профессии рабочих, должности служащих требуют установления разрядов, классов, категорий в соответствии с квалификационными требованиями ─ более 70 профессий рабочих не имеют разрядов и 8 должностей служащих не имеют классов или категорий.
Трудовые договоры
- Трудовые договоры в скором времени можно будет заключать через портал Госуслуг (проект Постановления Правительства «О проведении эксперимента по дистанционному использованию усиленной неквалифицированной электронной подписи…»).
С 01.06.2020 по 01.06.2021 планируется проведение эксперимента по дистанционному использованию усиленной неквалифицированной электронной подписи при предоставлении услуг и осуществлении иных действий с использованием ЕСИА.
Подпись позволит в том числе подписывать документы в целях трудоустройства, представлять налоговую отчетность граждан, заключать договоры аренды федерального имущества.
[stextbox id='warning']
Подсказки для работодателя
Судебные решения, помогающие работодателям в решении сложных вопросов:
- Является ли договор о целевом обучении ученическим ([cplink params="req=doc&base=ARB&n=621944&dst=10
0002&date=06.07.2020"]Определение ВС РФ от 02.03.2020 № 70-КГ19-3[/cplink]). - Можно ли изменить срок действия трудового договора (Определение Челябинского облсуда от 06.11.2019 № 2-3084/2019).
- Возможно ли заключить срочный трудовой договор на время действия договора с заказчиком (Определение ВС Республики Коми от 17.10.2019 по делу № 33-6229/2019).
[/stextbox]
Проверки работодателей
- С 2020 года в порядок проведения проверок внесены корректировки ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=353970&dst=10
0004&date=06.07.2020"]Приказ Роструда от 22.04.2020 № 103[/cplink]).
[cplink params="req=doc&base=RZR&n=353970&dst=10
Теперь при проверках инспекторы вправе истребовать у работодателя больше документов. Это связано в том числе с формированием сведений о трудовой деятельности сотрудников.
Внесены и другие поправки: определено, что Роструд больше не будет размещать на сайте территориального органа ежегодный план проверок, введены нормы о принудительном исполнении предписаний, скорректировано содержание предписаний об устранении выявленных нарушений.
- Кого проверят в 2020 году ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=355216&dst=10
0002&date=06.07.2020"]Постановление Правительства от 03.04.2020 № 438[/cplink]).
Указанным постановлением утверждены новые планы проверок ГИТ. Для малого и среднего бизнеса, включенного в реестр МСП, предусмотрен мораторий на проверки (кроме плановых проверок ГИТ компаний с выручкой более 2 млрд руб. в год, а также с численностью свыше 250 чел.).
В план проверок на 2021 год войдут только компании со значительными, высокими и чрезвычайно высокими рисками. Кстати, Роструд до конца лета 2020 года планирует пересмотреть категории риска и список проверяемых компаний. Возможно, что некоторых работодателей начнут проверять дистанционно.
[stextbox id='warning']
Подсказки для работодателя
Подстрахуйтесь от придирок контролеров, используя свежую судебную практику и разъяснения чиновников:
- Может ли работник подать заявление об увольнении по электронной почте ([cplink params="req=doc&base=QSA&n=193174&dst=10
0004&date=06.07.2020"]Письмо Роструда от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773[/cplink]). - Можно ли уволить не прошедшего испытание работника, если условие об испытании в договоре зафиксировать забыли (Определение Мосгоросуда от 20.02.2020 по делу № 33-8165/2020).
- Можно ли сократить работника в выходной день (Определение Свердловского облсуда от 07.11.2019 по делу № 33-18662/2019).
[/stextbox]
Удаленная работа
- В ТК РФ появятся новые понятия ─ временная дистанционная и комбинированная дистанционная работа ([cplink params="req=doc&base=PRJB&n=196155&dst=1
00001&date=06.07.2020"]законопроект № 973264-7[/cplink]).
Проект направлен на решение проблем российского трудового права ─ недостаточную гибкость и ограниченные возможности применения информационно-коммуникационных технологий в трудовых отношениях.
В [cplink params="req=doc&base=RZR&n=353344&dst=18
- Временная дистанционная (удаленная) работа ─ режим работы, предусматривающий временное выполнение трудовой функции работника, работающего на основании трудового договора вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя.
- Комбинированная дистанционная (удаленная) работа ─ режим работы, включающий в себя работу и на стационарном рабочем месте, и дистанционную работу.
В обновленной редакции [cplink params="req=doc&base=RZR&n=353344&dst=18
Кадровый документооборот по иностранным сотрудникам
- Уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания можно подать в электронной форме ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=354481&dst=10
0004&date=06.07.2020"]Закон от 08.06.2020 № 182-ФЗ «О внесении изменений...»[/cplink]).
До внесения поправок в миграционное законодательство представить уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания в орган миграционного учета можно было только лично, через МФЦ или почтовым отправлением. С 07.09.2020 это можно будет делать и в электронной форме.
Напомним, что работодатель признается принимающей стороной в тех случаях, когда иностранный гражданин проживает по адресу организации либо в ее помещении, не имеющем адресных данных, в том числе временном ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=324019&dst=57&d
- Форму уведомления о прибытии иностранного гражданина обновили ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=354103&dst=10
0003&date=06.07.2020"]Приказ МВД от 24.03.2020 № 180[/cplink]).
Новая форма применяется с 13.06.2020. В ней содержатся уточнения:
- о том, что даты окончания действия документа, удостоверяющего личность, и документа, подтверждающего право на пребывание (проживание) в РФ, указываются только в том случае, если их действие ограничено по сроку.
- какую информацию нужно вносить в качестве сведений о законном представителе: это ФИО и дата рождения.
Напомним, что по [cplink params="req=doc&base=RZR&n=324019&dst=10
Подводим итоги
Кадровикам и руководителям в 2020 году предстоит, как обычно, много работы с учетом многочисленных законодательных изменений:
- Можно поучаствовать в эксперименте по кадровому ЭДО.
- Больше внимания придется уделять воинскому учету ─ штрафы в этой сфере кадрового делопроизводства выросли.
- Следует учесть обновленную форму уведомления о постановке иностранца на миграционный учет.
- Отчасти работать станет легче ─ действует мораторий на проверки ГИТ для компаний, поименованных в реестре МСП, не нужно заниматься организацией медосмотров работников, проводящих большую часть рабочего времени за компьютером.
- Часть работы можно отложить ─ срок уведомления сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки перенесли с 30.06.2020 на 31.10.2020.
- В будущем планируется еще больше нововведений в кадровом документообороте ─ станет возможным заключение трудового договора через портал госуслуг, законодательно закрепят новые режимы удаленной работы, а для работодателей-транспортников станут доступными дистанционные медосмотры водителей.
