blogkadrovika (blogkadrovika) wrote,
blogkadrovika
blogkadrovika

Categories:

Изменения в кадровом делопроизводстве в 2020 году



На 2020 год законодатели планировали такие глобальные новшества, как переход на электронные трудовые книжки и старт эксперимента по внедрению кадрового ЭДО. Однако коронавирус внес свои коррективы, выявив отдельные недостатки законодательной базы, включая кадровое делопроизводство. В результате корректировками оказались затронутыми не только ТК РФ, но и нормативка по медосмотрам, профобучению, организации воинского и миграционного учета, иным вопросам сферы деятельности кадровиков. Об изменениях в кадровом учете в 2020 году пойдет речь в нашем материале.

Кадровый ЭДО



  • Минтруд законодательно закрепил порядок проведения эксперимента по использованию кадровых электронных документов ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=355182&dst=100003&date=06.07.2020"]Приказ от 14.05.2020 № 240н[/cplink]).


[cplink params="req=doc&base=RZR&n=351124&dst=100004&date=06.07.2020"]Закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов...»[/cplink], принят в разгар эпидемии. Он вступил в силу 5 мая 2020 года, и с этой даты запущен эксперимент по кадровому ЭДО, который продлится до 31 марта 2021 года.

В приказе Минтруда определяются организационные нюансы проведения эксперимента и контроля за его ходом. А также даются рекомендации работодателям ─ необходимости подачи заявления до 01.12.2020 для участия в эксперименте, самостоятельном выборе работодателем даты начала его проведения и другие.

Как проходит эксперимент по кадровому ЭДО


При подведении промежуточных итогов проведения экспериментов чиновники Федеральной службы по труду и занятости отметили (Информация Минтруда от 26.06.2020):

  • Работодатели вправе использовать для кадрового ЭДО как собственные информационные системы, так и платформу «Работа в России».

  • Для работы в системе работодателю нужно зарегистрироваться в ЕСИА и иметь УКЭП, а работнику ─ учетную запись на портале Госуслуг.

  • Во второй половине июля после отбора Минтрудом работодателей начнется тестовый период на платформе «Работа в России».

  • С 01.10.2020 данный сервис станет доступным для заинтересованных работодателей.


Используя новый сервис, кадровики смогут заключать, изменять, расторгать и хранить трудовые договоры в электронном виде, а также вести кадровый документооборот без дублирования на бумаге.

[cppost-banner type="3" descr="Если у вас есть нерешенные вопросы по изменениям законодательства, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс." linktext="Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня." linkurl="https://login.consultant.ru/demo-access/?utm_campaign=demo-acces&utm_source=kadrovik&utm_medium=banner&utm_content=registration&utm_term=article"/]

Трудовые книжки



  • Срок уведомления работников об электронных трудовых книжках сдвинули на 4 месяца ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=355612&dst=100002&date=06.07.2020"]Постановление Правительства от 19.06.2020 № 887[/cplink]).


Работодатели, не успевшие до 30.06.2020 сообщить сотрудникам о переходе на электронные трудовые книжки, могут законно не торопиться ─ последний день для уведомления перенесли на 31.10.2020.

Способ уведомления сотрудников разрешено использовать на усмотрение работодателя, закрепив его в локальных нормативных актах.

  • Минтруд определил срок для выдачи трудовой книжки сотруднику, перешедшему на электронный способ ее ведения ([cplink params="req=doc&base=QSA&n=193296&dst=100004&date=06.07.2020"]Письмо Минтруда от 13.03.2020 № 14-2/В-260[/cplink]).


[cplink params="req=doc&base=RZR&n=340241&dst=100004&date=06.07.2020"]Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений...»[/cplink] определяет ряд важных организационных нюансов: в какой форме вести трудовую книжку, порядок оформления заявления, внесения записи в трудовую книжку и т. д.). При этом срок, в который работодатель должен исполнить эту обязанность, в законе не оговаривается.

В указанном письме чиновники Минтруда подчеркнули, что в такой ситуации правомерно ориентироваться на нормы [cplink params="req=doc&base=RZR&n=353344&dst=2352&date=06.07.2020"]ст. 62 ТК РФ[/cplink] ─ работодателю дается 3 рабочих дня с момента выдачи работнику копий документов, связанных с работой.

Медосмотры сотрудников



  • Больше не требуется отправлять на обязательные медосмотры сотрудников, проводящих за компьютером более 50% рабочего времени ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=352222&dst=100004&date=06.07.2020"]Приказ Минтруда от 03.04.2020 № 187н, Минздрава от 03.04.2020 № 268н[/cplink]).


Об этом наконец договорились Минздрав, ФМБА, Минэкономразвития и Роструд. С мая 2020 года вступили в силу поправки в [cplink params="req=doc&base=RZR&n=343200&dst=124&date=06.07.2020"]п. 3.2.2.4 Перечня вредных и (или) опасных производственных факторов.[/cplink]

Теперь, если есть результаты СОУТ, подтверждающие оптимальные/допустимые условия труда на рабочем месте, работодатель не обязан направлять для прохождения медосмотра сотрудников, проводящих за компьютером больше половины рабочего времени.

  • Периодические медосмотры в особых случаях можно отложить на 6 месяцев ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=353178&dst=100003&date=06.07.2020"]Приказ Минздрава от 18.05.2020 № 455н[/cplink]).


В случае введения режима повышенной готовности или режима ЧС по решению работодателя периодические медосмотры сотрудников можно отложить на период до 6 месяцев.

Данный порядок не касается предварительных медосмотров и случаев, когда условия труда сотрудников по результатам СОУТ отнесены к подклассам 3.3 и 3.4, а также занятых на работах, перечисленных в [cplink params="req=doc&base=RZR&n=343200&dst=100412&date=06.07.2020"]п. 14-26 Перечня работ из Приложения № 2 к Приказу Минздрава от 12.04.2011 № 302н[/cplink].

Работодатели (компании и ИП) по закону обязаны организовывать обязательные медосмотры водителей ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=317315&dst=149&date=06.07.2020"]п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»[/cplink]). В удаленных регионах выполнить это бывает затруднительно из-за проблем с кадрами и/или сложностями по оснащению в каждой транспортной компании кабинета медосмотра.

Проблему хотят решить на законодательном уроне, позволив компаниям, ИП и самозанятым лицам проводить медосмотры водителей дистанционно с применением телемедицинских технологий. Это позволит решить комплекс задач: оптимизирует издержки работодателей по проведению обязательных медосмотров, ускорит процессы цифровизации в данной сфере и т. д.

[stextbox id='warning']

Подсказки для работодателя

  • Если медосмотр проводится удаленно от места работы или в другом регионе, поездку к врачу можно признать командировкой ([cplink params="req=doc&base=QSA&n=191881&dst=100004&date=06.07.2020"]Письмо Минтруда от 22.01.2020 № 15-2/В-137[/cplink]).

  • Если работодатель компенсирует работнику суммы его расходов по прохождению им самостоятельно обязательного медосмотра, такие суммы компенсации облагаются страховыми взносами и с них удерживается НДФЛ ([cplink params="req=doc&base=QSA&n=191763&dst=100005&date=06.07.2020"]Письмо ФНС от 27.01.2020 № БС-4-11/1082[/cplink]).


[/stextbox]

Воинский учет



  • Работодателей с 18.02.2020 обязали выдавать сотрудникам-военнообязанным при приеме или увольнении дополнительную справку ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=344926&dst=100002&date=06.07.2020"]Постановление Правительства от 06.02.2020 № 103[/cplink]).


Дополнительный документ понадобится, если у сотрудника нет регистрации по месту жительства/месту пребывания. Оформленная работодателем справка позволит работнику встать на воинский учет по месту пребывания.

Коротко о новой справке:

  • Выдается по специальной форме ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=344926&dst=100042&date=06.07.2020"]Приложение № 2 к Приказу № 103[/cplink]).

  • Содержит сведения о компании и данные работника (его должность, номер приказа о приеме/увольнении).

  • Передается работником в военкомат вместе с заявлением о постановке на воинский учет.


Работодатель обязан отслеживать место регистрации или место фактического проживания сотрудника при заполнении учетных документов. При изменении адреса проживания в учетные документы необходимо внести соответствующую запись и уведомить об этом военкомат в 2-недельный срок.

  • С 5 мая 2020 года выросли штрафы за воинский учет ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=351139&dst=100004&date=06.07.2020"]Закон от 24.04.2020 № 132-ФЗ «О внесении изменений...»[/cplink]).


За ошибки в ведении воинского учета кадровикам и руководителям придется уплачивать штрафы в повышенном размере:

Статья КоАП РФ


Нарушение Штраф, руб.
до 05.05.2020

после 05.05.2020


[cplink params="req=doc&base=RZR&n=355717&dst=101820&date=06.07.2020"]ст. 21.1[/cplink] Непредставление в срок в военкомат или иной уполномоченный орган списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на учет от 300 до 1 000 руб. от 1 000 до 3 000 руб.
[cplink params="req=doc&base=RZR&n=355717&dst=101823&date=06.07.2020"]ст. 21.2[/cplink] Неоповещение граждан о вызове их по повестке военного комиссариата или иного органа, осуществляющего воинский учет от 500 до 1 000 руб. от 1 000 до 3 000 руб.
[cplink params="req=doc&base=RZR&n=355717&dst=4123&date=06.07.2020"]п. 3 ст. 21.4[/cplink] Несообщение в военкомат или иной орган, осуществляющий учет, сведения о принятых или уволенных гражданах, обязанных состоять на воинском учете от 300 до 1 000 руб. от 1 000 до 5 000 руб.

Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения воинского учета вырос с 2 месяцев до 3 лет ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=355717&dst=9037&date=06.07.2020"]ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ[/cplink]).

[stextbox id='warning']

Подсказка для работодателя

  • До 01.11.2020 необходимо представить в военкоматы списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в 2021 году ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=353516&dst=30&date=06.07.2020"]п. 32 Положения о воинском учете[/cplink]). Если работнику 17 лет, необходимо заполнить форму из [cplink params="req=doc&base=RZR&n=280231&dst=100995&date=06.07.2020"]Приложения № 11 к Методическим рекомендациям Генерального штаба Вооруженных сил РФ[/cplink] (Письмо Военного комиссариата г. Москвы от 21.04.2020 № 1/825).


[/stextbox]

Профессиональное обучение



  • Присваивать классы и разряды после профобучения требуется не всегда ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=353255&dst=100004&date=06.07.2020"]Закон от 25.05.2020 № 158-ФЗ «О внесении изменений...»[/cplink]).


С 05.06.2020 действуют поправки в [cplink params="req=doc&base=RZR&n=342583&dst=100004&date=06.07.2020"]Закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании...» [/cplink]в части регулирования профессионального обучения. Поправками предусмотрено, что итогом профессионального обучения является присвоение квалификационного разряда, класса, категории только при их наличии.

Необходимость в таких уточнениях возникла в связи с тем, что с момента внедрения профессиональных стандартов сложилась ситуация, при которой не все профессии рабочих, должности служащих требуют установления разрядов, классов, категорий в соответствии с квалификационными требованиями ─ более 70 профессий рабочих не имеют разрядов и 8 должностей служащих не имеют классов или категорий.

Трудовые договоры



С 01.06.2020 по 01.06.2021 планируется проведение эксперимента по дистанционному использованию усиленной неквалифицированной электронной подписи при предоставлении услуг и осуществлении иных действий с использованием ЕСИА.

Подпись позволит в том числе подписывать документы в целях трудоустройства, представлять налоговую отчетность граждан, заключать договоры аренды федерального имущества.

[stextbox id='warning']

Подсказки для работодателя

Судебные решения, помогающие работодателям в решении сложных вопросов:

  • Является ли договор о целевом обучении ученическим ([cplink params="req=doc&base=ARB&n=621944&dst=100002&date=06.07.2020"]Определение ВС РФ от 02.03.2020 № 70-КГ19-3[/cplink]).

  • Можно ли изменить срок действия трудового договора (Определение Челябинского облсуда от 06.11.2019 № 2-3084/2019).

  • Возможно ли заключить срочный трудовой договор на время действия договора с заказчиком (Определение ВС Республики Коми от 17.10.2019 по делу № 33-6229/2019).


[/stextbox]

Проверки работодателей



  • С 2020 года в порядок проведения проверок внесены корректировки ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=353970&dst=100004&date=06.07.2020"]Приказ Роструда от 22.04.2020 № 103[/cplink]).


[cplink params="req=doc&base=RZR&n=353970&dst=100004&date=06.07.2020"]Приказ № 103[/cplink] внес поправки в текст [cplink params="req=doc&base=RZR&n=354013&dst=100004&date=06.07.2020"]Административного регламента, утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 № 160[/cplink], который содержит порядок проведения надзорных мероприятий за соблюдением работодателями трудового законодательства.

Теперь при проверках инспекторы вправе истребовать у работодателя больше документов. Это связано в том числе с формированием сведений о трудовой деятельности сотрудников.

Внесены и другие поправки: определено, что Роструд больше не будет размещать на сайте территориального органа ежегодный план проверок, введены нормы о принудительном исполнении предписаний, скорректировано содержание предписаний об устранении выявленных нарушений.

  • Кого проверят в 2020 году ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=355216&dst=100002&date=06.07.2020"]Постановление Правительства от 03.04.2020 № 438[/cplink]).


Указанным постановлением утверждены новые планы проверок ГИТ. Для малого и среднего бизнеса, включенного в реестр МСП, предусмотрен мораторий на проверки (кроме плановых проверок ГИТ компаний с выручкой более 2 млрд руб. в год, а также с численностью свыше 250 чел.).

В план проверок на 2021 год войдут только компании со значительными, высокими и чрезвычайно высокими рисками. Кстати, Роструд до конца лета 2020 года планирует пересмотреть категории риска и список проверяемых компаний. Возможно, что некоторых работодателей начнут проверять дистанционно.

[stextbox id='warning']

Подсказки для работодателя

Подстрахуйтесь от придирок контролеров, используя свежую судебную практику и разъяснения чиновников:

  • Может ли работник подать заявление об увольнении по электронной почте ([cplink params="req=doc&base=QSA&n=193174&dst=100004&date=06.07.2020"]Письмо Роструда от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773[/cplink]).

  • Можно ли уволить не прошедшего испытание работника, если условие об испытании в договоре зафиксировать забыли (Определение Мосгоросуда от 20.02.2020 по делу № 33-8165/2020).

  • Можно ли сократить работника в выходной день (Определение Свердловского облсуда от 07.11.2019 по делу № 33-18662/2019).


[/stextbox]

Удаленная работа



  • В ТК РФ появятся новые понятия ─ временная дистанционная и комбинированная дистанционная работа ([cplink params="req=doc&base=PRJB&n=196155&dst=100001&date=06.07.2020"]законопроект № 973264-7[/cplink]).


Проект направлен на решение проблем российского трудового права ─ недостаточную гибкость и ограниченные возможности применения информационно-коммуникационных технологий в трудовых отношениях.

В [cplink params="req=doc&base=RZR&n=353344&dst=1854&date=06.07.2020"]гл. 49.1 ТК РФ[/cplink] кроме уже имеющегося понятия дистанционной работы введут два новых:

  • Временная дистанционная (удаленная) работа ─ режим работы, предусматривающий временное выполнение трудовой функции работника, работающего на основании трудового договора вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя.

  • Комбинированная дистанционная (удаленная) работа ─ режим работы, включающий в себя работу и на стационарном рабочем месте, и дистанционную работу.


В обновленной редакции [cplink params="req=doc&base=RZR&n=353344&dst=1854&date=06.07.2020"]гл. 49.1 ТК РФ[/cplink] детализируют порядок документального оформления таких режимов труда.

Кадровый документооборот по иностранным сотрудникам



  • Уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания можно подать в электронной форме ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=354481&dst=100004&date=06.07.2020"]Закон от 08.06.2020 № 182-ФЗ «О внесении изменений...»[/cplink]).


До внесения поправок в миграционное законодательство представить уведомление о прибытии иностранного гражданина в место пребывания в орган миграционного учета можно было только лично, через МФЦ или почтовым отправлением. С 07.09.2020 это можно будет делать и в электронной форме.

Напомним, что работодатель признается принимающей стороной в тех случаях, когда иностранный гражданин проживает по адресу организации либо в ее помещении, не имеющем адресных данных, в том числе временном ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=324019&dst=57&date=06.07.2020"]п. 7 ч. 1 ст. 2[/cplink], [cplink params="req=doc&base=RZR&n=324019&dst=63&date=06.07.2020"]ч. 2 ст. 21 Закона от 18.07.2006 № 109-ФЗ «О миграционном учете…»[/cplink]).

  • Форму уведомления о прибытии иностранного гражданина обновили ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=354103&dst=100003&date=06.07.2020"]Приказ МВД от 24.03.2020 № 180[/cplink]).


Новая форма применяется с 13.06.2020. В ней содержатся уточнения:

  • о том, что даты окончания действия документа, удостоверяющего личность, и документа, подтверждающего право на пребывание (проживание) в РФ, указываются только в том случае, если их действие ограничено по сроку.

  • какую информацию нужно вносить в качестве сведений о законном представителе: это ФИО и дата рождения.


Напомним, что по [cplink params="req=doc&base=RZR&n=324019&dst=100004&date=06.07.2020"]Закону № 109-ФЗ[/cplink] обязанность по постановке иностранца на миграционный учет может возлагаться на него самого или на принимающую сторону.

Подводим итоги


Кадровикам и руководителям в 2020 году предстоит, как обычно, много работы с учетом многочисленных законодательных изменений:

  • Можно поучаствовать в эксперименте по кадровому ЭДО.

  • Больше внимания придется уделять воинскому учету ─ штрафы в этой сфере кадрового делопроизводства выросли.

  • Следует учесть обновленную форму уведомления о постановке иностранца на миграционный учет.

  • Отчасти работать станет легче ─ действует мораторий на проверки ГИТ для компаний, поименованных в реестре МСП, не нужно заниматься организацией медосмотров работников, проводящих большую часть рабочего времени за компьютером.

  • Часть работы можно отложить ─ срок уведомления сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки перенесли с 30.06.2020 на 31.10.2020.

  • В будущем планируется еще больше нововведений в кадровом документообороте ─ станет возможным заключение трудового договора через портал госуслуг, законодательно закрепят новые режимы удаленной работы, а для работодателей-транспортников станут доступными дистанционные медосмотры водителей.


Tags: 2020, изменения, кадровый учет
Subscribe

Recent Posts from This Journal

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic
  • 0 comments