blogkadrovika (blogkadrovika) wrote,
blogkadrovika
blogkadrovika

Category:

График отпусков на 2021 год: правила и ошибки



График отпусков — это сводный документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на предстоящий календарный год. Он должен быть у каждого работодателя. Отсутствие графика или нарушения, допущенные при его составлении и утверждении, наказываются штрафами. За какие ошибки в графике отпусков могут наказать? Как организовать работу по составлению графика отпусков, чтобы были довольны все: работники, работодатель и трудовые инспекторы? Узнайте об этом из нашего материала.

Коротко о графике отпусков-2021


К концу года критически не хватает времени на все дела. Используйте нашу схему — она подскажет, в какой срок оформить график отпусков на 2021 год и в какой форме, а также с кем согласовать и кого с ним ознакомить.



Подробности о том, что учесть при составлении и утверждении графика отпусков, вы найдете в следующих разделах.

Почему график нужно утвердить не позднее 17 декабря 2020 года


Эта дата не случайна и рассчитана она по нормам [cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=100840&date=27.11.2020"]ст. 123 ТК РФ[/cplink] — график отпусков на очередной год утверждается не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

Календарный год, как известно, завершается 31 декабря. Отсчитаем от этой даты 2 недели и получим крайнюю дату, не позже которой график отпусков на 2021 год должен быть утвержден:



Если вовремя утвержденный график у работодателя отсутствует, его могут оштрафовать по [cplink params="req=doc&base=RZR&n=365278&dst=7443&date=27.11.2020"]ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ[/cplink] (подробнее о штрафах расскажем далее).

Не утверждать в указанный срок график отпусков могут только микропредприятия, отказавшиеся от принятия локальных нормативных актов, в том числе графика отпусков. При этом нужно заключить письменное соглашение с работником, указав это в соответствующем пункте трудового договора по типовой форме ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=357640&dst=100127&date=27.11.2020"]п. 22 Типовой формы трудового договора, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858[/cplink]). Такие правила предусмотрены[cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=2269&date=27.11.2020"] ч. 1 ст. 309.1[/cplink], [cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=2272&date=27.11.2020"]ст. 309.2 ТК РФ[/cplink] .

Форма графика отпусков


Для графика отпусков нет обязательной формы. Работодатель вправе использовать:

  • самостоятельно разработанную форму;

  • унифицированный бланк формы Т-7 (утв. [cplink params="req=doc&base=RZR&n=47274&dst=100014&date=27.11.2020"]Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1[/cplink]).


При разработке своей формы графика отпусков работодателю не рекомендуется сокращать объем сведений об отпусках, предусмотренный в форме Т-7, чтобы избежать претензий контролеров.
Полезная информация от КонсультантПлюс

Скачайте [cplink params="req=doc&base=PAPB&n=92246&dst=100001&date=27.11.2020"]образец заполнения графика отпусков[/cplink], оформленный на бланке Т-7, в материалах справочной системы Консультант Плюс (это бесплатно).

Особые категории работников в графике отпусков


В общем случае работодатель вправе не соглашаться с датами отпусков, выбранными сотрудниками, и регулировать процесс предоставления отпусков с учетом производственной необходимости с целью обеспечения непрерывной технологии работы.

Однако существуют категории работников, чье мнение о периоде отпуска работодатель обязан учитывать ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=100834&date=27.11.2020"]ч. 3 ст. 122[/cplink], [cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=626&date=27.11.2020"]ч. 4 ст. 123 ТК РФ[/cplink]). К примеру, право на использование отпуска в удобное время есть у:

  • женщин перед началом декретного отпуска ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=100836&date=27.11.2020"]абз. 2 ч. 3 ст. 122 ТК РФ[/cplink]);

  • многодетных родителей с детьми до 12 лет ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=2323&date=27.11.2020"]ст. 262.2 ТК РФ[/cplink]);

  • лиц, награжденных знаком «Почетный донор России» ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=351248&dst=100177&date=27.11.2020"]п. 1 ч. 1, 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ[/cplink], [cplink params="req=doc&base=RZR&n=129767&dst=100109&date=27.11.2020"]Приложение № 7 к Приказу Минздравсоцразвития России от 31.03.2005 № 246[/cplink]) и некоторых других категорий работников.


Период отпуска таких сотрудников и конкретная дата определяются по их желанию ([cplink params="req=doc&base=QSA&n=193176&dst=100002&date=27.11.2020"]Письма Минтруда от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439[/cplink], [cplink params="req=doc&base=QSA&n=190010&dst=100003&date=27.11.2020"]от 31.10.2019 № 14-2/ООГ-8456[/cplink]).

Если работодатель отказывается предоставлять отдельным категориям сотрудников отпуск в удобное для них время или нарушает график отпусков, работники имеют полное право пожаловаться в комиссию по трудовым спорам или направить заявление в суд ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=102106&date=27.11.2020"]ст. 382[/cplink], [cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=102148&date=27.11.2020"]391 ТК РФ[/cplink]).

Ознакомление сотрудников с графиком отпусков


По нормам [cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=100840&date=27.11.2020"]ст. 123 ТК РФ[/cplink] график отпусков обязателен для работодателя и работников. Для соблюдения этого требования обе стороны трудовых отношений должны быть своевременно знакомлены с этим документом.

Особых правил относительно ознакомления сотрудников с графиком отпусков в законодательстве нет. Поэтому не играет роли, в какой форме вы получили подпись сотрудников — на отдельном листе ознакомления, в специальной графе самого графика отпусков или иным способом. Главное — чтобы работники увидели утвержденный вариант графика, а у работодателя осталось письменное подтверждение факта ознакомления каждого члена трудового коллектива с этим документом.

[stextbox id='warning']Работодателю не следует забывать про процедуру ознакомления с графиком отпусков, считая ее необязательной. За это нарушение может последовать наказание в виде штрафа по [cplink params="req=doc&base=RZR&n=365278&dst=7443&date=27.11.2020"]ст. 5.27 КоАП РФ[/cplink].[/stextbox]

Утверждение о том, что график отпусков не является локальным нормативным актом и поэтому знакомить с ним работников не нужно, не находят поддержки Роструда и в судах ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=211862&dst=100003%2C-1&date=27.11.2020"]Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1[/cplink], Постановление ВС Республики Татарстан от 13.06.2018 № 4а-575/2018, Решение ВС Удмуртской Республики от 02.07.2018 по делу № 7-215/2018).

Сколько лет работодателю хранить график отпусков


График отпусков надлежит хранить 3 года ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=345020&dst=101948&date=27.11.2020"]п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236[/cplink]).

Срок хранения кадровых документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по ним было закончено ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=286536&dst=100254&date=27.11.2020"]ч. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»[/cplink], [cplink params="req=doc&base=RZR&n=345467&dst=100036&date=27.11.2020"]п. 4.1 Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237[/cplink]).

Как помогает работодателю график отпусков


У графика отпусков несколько важных полезных функций:

  • он упорядочивает работу бухгалтерии и кадровой службы по заблаговременному оформлению отпуска и выплате отпускных. Напомним, что по. [cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=100930&date=27.11.2020"]ч. 9 ст. 136 ТК РФ[/cplink] работник должен получить причитающиеся ему отпускные суммы не менее чем за 3 календарных дня до начала отпуска ([cplink params="req=doc&base=QSA&n=195901&dst=100004&date=27.11.2020"]Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1[/cplink]);

  • позволяет обеспечивать ритмичность технологических процессов на предприятии благодаря равномерному распределению отпускных периодов в течение года;

  • дает возможность заблаговременно найти замену уходящему в отпуск сотруднику;

  • наглядно демонстрирует отпускные периоды работников.


Своевременное грамотное составление и утверждение графика отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отпуск, но и избавляет работодателя от претензий контролирующих органов.

[cppost-banner type="3" descr="Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс." linktext="Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня." linkurl="https://login.consultant.ru/demo-access/?utm_campaign=demo-acces&utm_source=kadrovik&utm_medium=banner&utm_content=registration&utm_term=article"/]

7 ошибок по графику отпусков, за которые штрафуют


Мы подготовили для вас памятку с наиболее частыми ошибками работодателей по графику отпусков с учетом судебной практики.

Ошибка 1. Позднее утверждение графика отпусков


Штраф неизбежен, если вы утвердили график отпусков не за 2 недели до начала нового календарного года, а позже (Решение Октябрьского районного суда Ростовской области от 02.10.2017 № 12-46/2017).

Если после утверждения графика отпусков вам понадобилось внести в него корректировки (к примеру, изменилась должность сотрудника), оформите не новую редакцию документа, а его изменение. Иначе утверждение новой редакции графика, осуществленное позже установленного [cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=100840&date=27.11.2020"]ст. 123 ТК РФ[/cplink] срока, будет расценено контролерами и судьями как нарушение трудового законодательства (Решение Юргамышского райсуда Курганской области от 04.08.2017 № 12-14/2017).

 Ошибка 2. В график отпусков включены не все сотрудники


Включите в график всех работников, с которыми на момент составления и утверждения графика действуют трудовые договоры. Отсутствие работника в графике отпусков может впоследствии привести к судебным разбирательствам, и высока вероятность, что работник через суд получит с работодателя компенсацию морального вреда в связи с нарушением его права на отпуск (Апелляционное определение Кемеровского облсуда от 12.10.2017 № 33-10931/2017).

Не забудьте включить в график отпусков и увольняющихся сотрудников. Минтруд занимает в этом вопросе непреклонную позицию — в график должны попасть все сотрудники, работающие у данного работодателя по трудовому договору на день его утверждения. В том числе работники, срок трудового договора которых истекает: к примеру, в январе начавшегося года ([cplink params="req=doc&base=QSA&n=193491&dst=100003&date=27.11.2020"]Письма Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321[/cplink], [cplink params="req=doc&base=QSA&n=193765&dst=1000000001&date=27.11.2020"]от 09.04.2020 № 14-2/В-395[/cplink]).

Ошибка 3. В графике отпусков не проставлена дата начала отпуска


Если в графике отпусков забудете проставить дату и месяц начала отпуска сотрудника, от штрафа не удастся отбиться даже в суде (Решение Засвияжского райсуда г. Ульяновска от 10.10.2017 № 12-556/2017). Отсутствие этой информации делает бессмысленным составление графика отпусков.

Несмотря на отсутствие в [cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=100840&date=27.11.2020"]ст. 123 ТК РФ[/cplink] требования об указании в графике отпусков точной даты начала отпуска сотрудника, лучше проставить в нем день и месяц начала отпуска. Это избавит от претензий трудовых инспекторов (Решение Первомайского райсуда г. Новосибирска от 27.07.2016 № 12-160/201).

А о переносе даты отпуска, если в этом в последующем возникнет необходимость, можно всегда договориться и внести изменения в утвержденный по всем правилам график отпусков.

Ошибка 4. Отражение в графике отпусков неверно определенных частей отпуска


Работодателям часто не удается оспорить в суде штраф за ошибки при разделении отпуска на части. И хотя в трудовом законодательстве нет требования об обязательном получении письменного согласия сотрудника деление отпуска, безопаснее иметь такое подтверждение (Решение Балаковского райсуда Саратовской области от 09.06.2017 № 12-2-127/2017).

В какой форме работодатель будет собирать эти письменные согласия, значения не имеет. Можно собрать с сотрудников заявления с указанием желаемых периодов отпуска или включить в форму графика отдельную графу, где сотрудник собственноручно укажет свое согласие/несогласие с разделением отпуска на части.

[stextbox id='warning']Не следует забывать, что одна часть отпуска при его разделении на части не может быть меньше 14 календарных дней ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=100853&date=27.11.2020"]с. 125 ТК РФ[/cplink]).[/stextbox]

Ошибка 5. В графике отпусков не отражены дополнительные отпуска


Судьи считают, что в графике отпусков должны найти отражение как основные, так и дополнительные отпуска, на которые работник имеет право: за работу во вредных условиях, ненормированный рабочий день и другие (Решение Свердловского облсуда от 01.09.2015 № 72-974/2015).

Если продолжительность дополнительного отпуска за работу во вредных условиях неизвестна на момент составления графика отпусков, можно сделать пометку об этом в графе «Примечания» и в последующем конкретизировать ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=615&date=27.11.2020"]ст. 121 ТК РФ[/cplink], [cplink params="req=doc&base=QSA&n=162626&dst=100001&date=27.11.2020"]Письмо Минтруда от 18.10.2016 № 14-2/В-1045[/cplink]).

Ошибка 6. Сотрудники не ознакомлены с графиком отпусков


Судьи поддерживают контролеров и штрафуют работодателей за то, что они не ознакомили сотрудников с графиком отпусков сразу после его утверждения (Решение Лоухского райсуда Республики Карелия от 06.12.2017 № 12-23/2017).
Обратите внимание, что не признается состоявшимся ознакомление сотрудников с графиком отпусков, если график просто размещен на стенде в компании (Решение Полесского райсуда г. Полесска от 18.07.2017 № 12-23/2017).

Если вас все же хотят оштрафовать за отсутствие ознакомления сотрудников с графиком отпусков, можно попытаться оспорить его в суде. Аргумент — в законодательстве не установлены сроки для такого ознакомления. Положительные для работодателей судебные исходы есть (Решение Северодвинского горсуда Архангельской области от 09.12.2016 № 12-548/2016).

Ошибка 7. Работодатель не соблюдает график отпусков

Если работодатель не отпускает сотрудника в отпуск в предусмотренное графиком отпусков время, он нарушает трудовое законодательство. В [cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=100840&date=27.11.2020"]ст. 123 ТК РФ[/cplink] прямо указано, что график отпусков обязателен для работодателя и работника.

Возможно, что работодатель не может отпустить работника в отпуск по графику в силу объективных причин. К примеру, в период эпидемии гриппа и коронавируса много сотрудников одновременно находятся на больничном и уход работника в очередной отпуск по графику может неблагоприятно отразиться на работе компании. В таком случае следует по всем правилам оформить перенос отпуска с письменного согласия сотрудника ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=367301&dst=100845&date=27.11.2020"]ст. 124 ТК РФ[/cplink]).

Размеры штрафов за просчеты с графиком отпусков


График отпусков находится под пристальным вниманием трудовых инспекторов. Если у работодателя его не окажется или контролеры обнаружат в нем нарушения, может последовать наказание — штраф или приостановление деятельности ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=365278&dst=7443&date=27.11.2020"]ст. 5.27 КоАП РФ[/cplink], [cplink params="req=doc&base=QSA&n=174950&dst=100003%2C1&date=27.11.2020"]Письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399[/cplink]):



Чтобы оштрафовать работодателя за график отпусков, у контролеров есть всего лишь год, так как данное правонарушение не считается длящимся ([cplink params="req=doc&base=ARB&n=405285&dst=1000000001&date=27.11.2020"]Постановление Президиума ВАС РФ от 03.06.2014 № 1487/14[/cplink]).

Подводим итоги



  • Составить и утвердить график отпусков на 2021 год нужно не позднее 17 декабря 2021 года.

  • Сразу после утверждения графика отпусков с ним необходимо ознакомить сотрудников.

  • При составлении графика отпусков следует учесть законодательные ограничения по разделению отпуска на части и праве отдельных категорий работников на отпуск в удобное для них время.

  • За нарушения, допущенные работодателем при составлении графика отпусков, а также за его отсутствие, предусмотрены штрафы и/или приостановление деятельности ([cplink params="req=doc&base=RZR&n=365278&dst=7443&date=27.11.2020"]ст. 5.27 КоАП РФ[/cplink]).


Tags: 2021, график отпусков
Subscribe

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic
  • 0 comments